Jak skrócić czas reakcji, gdy zamówienie ma status pilnego
Dostawa awaryjna rzadko przegrywa przez przewoźnika. Częściej traci godziny wewnątrz firmy: na ustaleniu, kto może zatwierdzić wyższy koszt, na szukaniu danych odbiorcy, na czekaniu, aż ktoś przygotuje fakturę. Kiedy te elementy są opisane wcześniej, przesyłka wychodzi tego samego dnia.
Ścieżka decyzyjna opisana przed sytuacją awaryjną
Najdroższy element przesyłki pilnej to zwykle czas, w którym nikt jeszcze nie podjął decyzji. Warunkiem szybkiego działania jest ustalenie z góry, do jakiej kwoty dyspozytor albo kierownik magazynu może zamówić przewóz bez dodatkowej zgody oraz kto zatwierdza wydatek powyżej tej granicy i w jakim trybie.
Drugim elementem jest lista osób uprawnionych do złożenia zlecenia u spedytora. Jeśli figuruje w niej tylko jedna osoba, a tej akurat nie ma, procedura zatrzymuje się na starcie.
Trzeci element dotyczy rozliczenia wewnętrznego. Koszt przesyłki awaryjnej obciąża zwykle inny budżet niż przewozy planowe, a spór o to, kto go poniesie, potrafi trwać dłużej niż sama dostawa. Ustalenie zasady z góry zdejmuje ten temat z rozmowy w momencie, w którym liczy się tempo.
Dane, które muszą być gotowe wcześniej
- Kartoteka odbiorców z aktualnymi godzinami przyjęć i wymaganiami dotyczącymi awizacji.
- Rzeczywiste wymiary i waga opakowań, a nie wymiary produktu z katalogu.
- Gotowe wzory dokumentów handlowych, żeby wystawienie faktury nie wymagało pisania od nowa.
Zlecenie przewozu wymaga kompletu informacji, a ich zbieranie w pośpiechu jest źródłem pomyłek. Poza powyższymi pozycjami potrzebne są pełne adresy odbioru i dostawy, dane osoby kontaktowej po obu stronach oraz wartość towaru do ubezpieczenia.
Ostatnia pozycja z listy bywa zaniedbana, a przy wysyłkach poza Unię brak poprawnej faktury zatrzymuje przesyłkę na odprawie.
Opakowanie przygotowane zawczasu
Przy przesyłkach pilnych pakowanie robi się szybciej, a więc gorzej. Firmy, które regularnie wysyłają części serwisowe, trzymają gotowe zestawy opakowaniowe pod typowe gabaryty: karton, wypełnienie, przekładki, etykiety. Kompletowanie tego w momencie zgłoszenia awarii kosztuje godzinę, której później brakuje.
Przy towarach podlegających ograniczeniom w przewozie dochodzi jeszcze dokumentacja i oznaczenie opakowania. Tego nie przygotuje się w pośpiechu bez ryzyka pomyłki.
Pomaga też ustalony moment odcięcia w magazynie. Jeśli zespół wie, do której godziny przesyłka musi być spakowana, żeby wyjechać tego samego dnia, praca układa się wokół tej granicy. Bez niej każda wysyłka awaryjna przestawia cały grafik zmiany.
Jeden partner zamiast szukania od nowa
Zapytanie rozesłane do kilku firm w sytuacji awaryjnej wydaje się bezpieczne, ale zabiera czas na porównanie ofert, których warunki nie są tożsame. Stała współpraca z jednym operatorem daje znane stawki, znane zasady zlecania i pierwszeństwo w dniach, gdy dostępność pojazdów jest ograniczona.
Warto też z góry ustalić, jakie warianty przewozu partner potrafi uruchomić na danej relacji i jakie są ich realne terminy podstawienia. Takie porównanie frachtu lotniczego z transportem morskim i drogowym przygotowane spokojnie, poza sytuacją awaryjną, staje się gotową instrukcją na moment, w którym liczy się każda godzina.
