Prowadzisz biuro i zastanawiasz się, jaką niszczarkę dokumentów kupić? Sprawdź nasz mini poradnik, który podpowie Ci, jaki sprzęt i kiedy wybrać. Przedstawiamy w nim najważniejsze czynniki, na które warto zwrócić uwagę przy zakupie urządzenia do biura.
Niszczarka do biura – jaką wybrać? 5 aspektów, na które warto zwrócić uwagę
Niszczenie dokumentów to proces, który należy przeprowadzić dokładnie, starannie i zgodnie z prawem. Zasady te obowiązują nie tylko duże zakłady, ale również niewielkie biura. Niezależnie od wielkości przedsiębiorstwa i specyfiki prowadzonej działalności niepotrzebnych akt, pism czy też faktur można się pozbyć na dwa sposoby – samodzielnie lub zlecając to zadanie firmie zewnętrznej. W tym pierwszym przypadku wiąże się to z koniecznością zakupu niszczarki dokumentów. Jak ją wybrać, aby sprawdziła się w biurze?
Na rynku istnieją różne sprzęty, które pozwalają sprawnie niszczyć dokumenty w biurze. Zanim jednak decyzja o wyborze konkretnego modelu zapadnie, warto zadać sobie kilka pytań.
- Jakie nośniki danych ma niszczyć niszczarka dokumentów do biura?
Proste modele niszczą zazwyczaj jedynie papier pozbawiony zszywek i spinaczy biurowych. Są tanie, jednak mało praktyczne, gdyż wymuszają konieczność ręcznej obróbki dokumentacji. Droższe warianty bez trudu niszczą zszywki i spinacze biurowe, a profesjonalne sprzęty pozwalają rozdrabniać także cyfrowe nośniki danych, takie jak płyty CD i DVD.
- Ile kartek papieru na raz może niszczyć niszczarka do dokumentów w biurze?
Najtańsze modele biurkowe niszczą od 4 do 12 kartek papieru o określonej gramaturze (np. 80 g/m2) na raz, podczas gdy profesjonalne niszczarki są w stanie rozdrobnić nawet 800 arkuszy jednocześnie. Im więcej kartek papieru sprzęt niszczy na raz, tym szybciej można uporać się z niepotrzebnymi dokumentami w biurze.
- Ile kartek papieru dziennie ma niszczyć niszczarka do biura?
Proste niszczarki potrafią zniszczyć do kilkudziesięciu arkuszy papieru dziennie, podczas gdy modele biznesowe rozdrabniają od kilkuset do kilku tysięcy kartek na dzień. Najbardziej wydajne są sprzęty profesjonalne, które są w stanie zutylizować nawet kilkadziesiąt tysięcy arkuszy w ciągu dnia. W biurze najlepiej sprawdzą się niszczarki biznesowe. Oferują one bowiem korzystny stosunek ceny do wydajności.
- Jaki stopień tajności ma gwarantować niszczarka do dokumentów biurowa?
Każda dostępna na rynku niszczarka dokumentów gwarantuje określony stopień (klasę) tajności. Im jest on wyższy (w skali od P-1 do P-7, gdzie P-1 oznacza najniższy, a P-7 – najwyższy stopień tajności), tym drobniejsze ścinki tworzy sprzęt, a co za tym idzie – zapewnia większą ochronę danych.
W większości biur wystarczające są modele o klasie tajności P-2, P-3 lub P-4. Chociaż teoretycznie odzyskanie zniszczonych przez nie danych jest możliwe, wymagałoby dużych nakładów pracy i zastosowania nowoczesnych technologii. Jeśli chcesz niszczyć w biurze dokumenty z tajnymi informacjami o kluczowym znaczeniu dla firmy, wybierz niszczarkę o klasie tajności P-5 lub wyższej.
- W jakie nowoczesne technologie może być wyposażona niszczarka do papieru?
Nowoczesne niszczarki do biura są wyposażone w czujniki i elektronicznie sterowane klapki bezpieczeństwa, które zatrzymują pracę urządzenia, jeśli do szczeliny na dokumenty dostanie się coś, co nie powinno. Zapobiega to przypadkowemu wciągnięciu palców, krawata czy też biżuterii.
Niszczarka dokumentów do biura może być wyposażona również w różne tryby prędkości niszczenia, a także funkcję automatycznego dostosowania prędkości rozdrabniania do liczby niszczonych kartek. Dzięki temu proces utylizacji arkuszy przebiega sprawnie i jest bezpieczny dla samego urządzenia.
Niszczarka do dokumentów powinna stanowić podstawowe wyposażenie biura, jeśli planujesz samodzielnie niszczyć faktury, pisma i akta zawierające dane osobowe, poufne lub tajne. Przy jej wyborze warto zwrócić uwagę na kilka aspektów, takich jak m.in. rodzaj utylizowanych nośników danych, wydajność czy też zabezpieczenia, co pozwoli prawidłowo dobrać sprzęt do indywidualnych potrzeb.
