Firmy, jako administratorzy danych osobowych, mają obowiązek dbania o bezpieczeństwo powierzonych im danych na każdym etapie ich przetwarzania. Dotyczy to zarówno gromadzenia i pracy z danymi, jak i ich niszczenia i przechowywania w oczekiwaniu na zniszczenie. Jeżeli procesy i procedury bezpiecznego niszczenia dokumentów zostały w firmie opracowane i są precyzyjnie realizowane to warto przyjrzeć się również temu, jak są przechowywane dokumenty przeznaczone do zniszczenia. Podpowiemy co zrobić, aby było to bezpieczne i zgodne z przepisami.
Dlaczego bezpieczeństwo przechowywania dokumentów do zniszczenia jest ważne?
Mogłoby się wydawać, że to daremny trud. Bo skoro i tak chcemy zniszczyć jakieś dokumenty to dlaczego powinniśmy troszczyć się o ich bezpieczeństwo? Otóż to, że nasza firma nie potrzebuje już określonych danych i informacji nie znaczy, że dla każdego będą one bezużyteczne. Osoby niepożądane mogą wykorzystać takie dane do celów niezgodnych z ich przeznaczeniem. Ponadto przepisy RODO jasno określają, że bezpieczeństwo danych osobowych musi być zapewnione na każdym etapie ich przetwarzania aż do momentu całkowitego zniszczenia.
A zatem przechowywanie dokumentacji w oczekiwaniu na zniszczenie również powinno być objęte odpowiednią ochroną. Jednak jak to zrobić? Wydzielić oddzielne archiwum na dokumenty przeznaczone do niszczenia? Jak zabezpieczyć dane tak, żeby było to bezpieczne ale także praktyczne. Doskonałym rozwiązaniem, sprawdzającym się w wielu firmach, są szafki na dokumenty do zniszczenia oraz pojemniki zgodne z RODO.
Sposoby na przechowywanie dokumentów do zniszczenia- szafki na dokumenty zgodne z RODO
Szafki na dokumenty zgodne z RODO to bardzo wygodny, praktyczny i funkcjonalny sposób na przechowywanie dokumentów do zniszczenia. Ich wygląd jest prosty i estetyczny. Dają możliwość personalizacji np. poprzez umieszczenia na niej logo firmy lub innej dowolnej grafiki. Wyglądem przypominają każdy inny mebel, dzięki czemu z łatwością wkomponują się w przestrzeń biurową. Wyposażone są w otwór wrzutowy pozwalający z łatwością umieścić dokumenty we wnętrzu szafki jednak uniemożliwiający ich ponowne wyjęcie. Szafka jest zamykana na klucz, dzięki temu jedynie osoby uprawnione będą miały dostęp do dokumentów przeznaczonych do zniszczenia. Niektórzy producenci oferują szafki na dokumenty wyposażone w kółka. Jest to doskonałe rozwiązanie, które pozwoli bez trudu przetestować, w którym miejscu biura szafka będzie najbardziej potrzebna. Poleca się nie stawianie ich w odległych kątach czy w miejscach trudno dostępnych. Doskonałymi punktami są miejsca codziennych spotkań pracowników lub w bezpośrednim sąsiedztwie punktu ksero, gdzie najczęściej powstaje wiele niepotrzebnych materiałów. Szafki na dokumenty do zniszczenia występują również w wariancie niepalnym dla wszystkich, którzy obawiają się pożaru w miejscu pracy i w jego wyniku utraty dokumentacji.
Pojemniki zgodne z RODO- sprawdzą się w każdej firmie
Pojemniki na dokumenty przeznaczone do niszczenia to inne, bardzo funkcjonalne i wygodne rozwiązanie dedykowane firmom. Swoim wyglądem przypominają nieco małe kontenery na śmieci, jednak są bardziej estetyczne i atrakcyjne wizualnie. Sprawia to, że bez trudu można umieścić je w przestrzeni biurowej, tam gdzie są najbardziej potrzebne. Charakterystyka pojemników na dokumenty zawiera inteligentny wlot na dokumenty umieszczony na szczycie pojemnika, kółka ułatwiające jego transport a także specjalny zamek blokujący pokrywę. Ponownie, dokumenty raz wrzucone do pojemnika nie mogą zostać z niego wyjęte przez osoby nieuprawnione. Dodatkowo inteligentny wlot na dokumenty zapewnia całkowite bezpieczeństwo danych. Został on zaprojektowany w taki sposób, aby skutecznie zasłaniać zawartość pojemnika i tym samym uniemożliwić identyfikację czy odczytanie wrzuconych do niego akt. Standardowo pojemniki na dokumenty oferują pojemność 240 litrów co przekłada się na około 26 500 kartek papieru, czyli 53 ryzy. To ogromna pojemność, która z pewnością spełni wymagania każdego biura. Ale co najważniejsze, dokumenty przeznaczone do niszczenia, niezależnie od ich zawartości, będą bezpieczne i chronione przed nieautoryzowanym dostępem.
